決まった形のメールを、毎日たくさん書いている方へ

自分が書いたメールが、
そのまま自動で出来上がる。

AIに書かせた文章は、どこか違う。結局、自分で書き直している。ちょっとした言い回し、取引先ごとの書き分け。そこを変えたくない方のための仕組みです。いつも自分で書いているメールを元にするので、出てくるのは自分の文面です。まるで、もう一人の自分が代わりにメールを書いてくれるようです。

どう作るのかを見る相談する（無料）
メール1通にかかる時間が3分から15秒に、約9割減。届いたメールから、自分の文面の返信が出来上がり、確かめて承認して送る画面の見本。
AIに書かせるのと、どこが違うか

文章は、AIに書かせません。
自分で書いた文面を、組み立てます。

いつもの形のメールは、決まりどおりに処理します。AIの出番は、いつもと違うメールが来たときだけです。送る文面は、あらかじめ自分で書いたものから選ばれます。

比べる所AIに文章を書かせる自分の文面を組み立てる
（この仕組み）
自分の言い回しのまま出てくる×毎回少しずつ違う○自分が書いた文面そのまま
取引先ごとに書き分ける×その都度、指示して直す○相手ごとの文面を決めておく
金額を、決めた計算で出す×もっともらしい間違いが混じる○届いたメールから拾って計算
場合分けに対応する
（在庫なし、地域で送料が違う、など）		×毎回、条件を伝える○決まりを組み込んでおく
送る前に、書き直さなくて済む×全部を読み直して直す○拾った所だけ確かめる
形の決まっていないメールを書く○一から文章を作れる×決まった形のメールだけ

いつもと違うメールの読み取りにはAIを使うので、読み違いは起こりえます。そのため、自動では送りません。出来上がった返信を人が確かめ、承認してから送る作りにします。

こんなことはありませんか

AIを入れて楽にしたい。
でも、AIの作るメールには納得できない。

当社も、最初はAIに指示を出して、決まった形のメールを書かせようとしました。けれど、思ったとおりにはなりませんでした。うまくいかなかったのは、次の4つです。そこから、今の仕組みに行き着きました。

お名前が、正しく入らない宛名は、間違えられない所です。毎回、目で確かめて直すことになりました。
金額の計算が、思ったとおりにならない決まった計算のはずなのに、出てくる金額が合わないことがありました。
変な記号が入る頼んでいない記号や飾りが、文章に混じりました。そのままでは送れません。
自分の決まりどおりに、書いてくれないこう書いてほしいと伝えても、毎回少しずつ違う文章になりました。
しくみ

いつものメールを見せていただき、
同じ形で出るようにします。

会社に伺う必要はありません。やり取りは、メールとチャットで済みます。

いつも書いているメールを送るよく書く返信を数通と、その元になった相手のメールを送ってください。お名前や金額は、伏せた状態でも構いません。まず1通、同じ形で作ってお見せします。
文面と決まりを、一緒に決めるどんなときに、どの文面を使うか。金額はどう計算するか。相手によって何を変えるか。今やっていることを、そのまま決まりにします。
届いたメールから、返信が出来上がるメールが届くと、返信の下書きが出来ています。中身を確かめて、送るボタンを押します。当てはまる文面が無いメールは、下書きを作らず、知らせだけ出します。仕事を覚えるまで、少し時間がかかります。使い始めの1〜3か月は、直した所を決まりとして足していく期間です。
メール1通にかかる時間：当社で使っている場合（使っている本人の感覚です。計った数字ではありません）
それまでのやり方それまでの時間この仕組みで減った割合
下書きに置いた文面を写して、書き換える1通 3〜4分約15秒約9割減
定型文を呼び出す道具を使う1通 約2分約15秒約9割減
  • 15秒は、確かめて承認するだけで送れた場合です
  • 直す場合は30〜40秒で、それでも約7〜8割減ります
  • 決まりを作る時間と、直す時間は含めていません
メールの数が多い会社なら：減る時間の目安（1通2分かかっているメールが、15秒になった場合の計算です）
月に書くメール今かかっている時間この仕組みで減る時間
1,000通月に約33時間月に約4時間月に約29時間
3,000通月に約100時間月に約13時間月に約88時間
5,000通月に約167時間月に約21時間月に約146時間
  • 1日8時間で数えると、5,000通で月に約18日分です
  • 15秒は、直さずに送れた場合です。直す場合は30〜40秒かかります
  • 実際の数字は、メールの種類と決まりの揃い方で変わります
AIの利用料（メール1通あたり）：当社で使っている場合（使った量からの計算です。請求額での確認はこれからです）
時期やり方メール1通あたり
2026年8月から届いたメールを、毎回AIに読ませていた約4円
2026年9月4日からやり方は同じまま、AIを別のものに替えた約1.4円
2026年9月20日から決まりで先に読み、足りないときだけAIに読ませる約0.1円
  • 最初の約40分の1です。効いたのは、AIを呼ぶ回数そのものを減らしたことでした
  • AIを呼んだ回だけを見れば、今も1回に約1.4円かかります
  • FAXは、紙を毎回AIで読むので、1枚に約0.5円です
できること

文面がいくつあっても、
場合分けが多くても。

決まった形のメールを多く使い、たくさん書いている方ほど、違いを実感できます。

01自分の文面を、そのまま使う挨拶、締めの言葉、改行の入れ方まで、今のメールのままです。文面は、いつでもご自分で直せます。
02相手や用件で、文面を選び分ける業者向けと個人向け、在庫がある場合と無い場合。どの文面を使うかを、届いたメールの中身から自動で選びます。
03届いたメールから、必要な所を拾うお名前、品名、型番、納期、金額。相手のメールから拾って、返信の決まった場所に入れます。いつもと書き方が違うメールでも、AIが助けて拾います。
04決めた計算で、金額を出す仕入れの値段から売値を出す、地域で送料を変える、といった決まりを組み込みます。電卓を叩く必要がなくなります。
05確かめてから、送る勝手には送りません。出来上がった返信を見て、承認したものだけが送られます。スマホからでも承認できます。
06書類も、一緒に作って添える見積書、請求書、納品書、領収書、保証書。メールに添える書類を、PDFで自動で作ります。
FAXにも対応

FAXの返信も、
承認ボタン1つで送れます。

インターネットFAX（FAXを、紙ではなくパソコンやメールで受け取るサービス）をお使いなら、FAXでも同じことができます。

届いたFAXを、文字に起こす画像で届くFAXを、AIが読んで文字にします。お名前、品名、型番を拾います。
返信のFAXを、自動で作るメールと同じように、自分の文面と決まりで、返信のFAXが出来上がります。
確かめて、そのまま送る中身を確かめて、承認のボタンを押すだけです。印刷して、FAXの機械に通す必要はありません。
書類も自動で添付

見積書も、請求書も。
PDFで作って、自動で添えます。

メールやFAXに添える書類を、返信と同じ中身で作り、自動で添付します。書類の見た目は、今お使いのものに合わせます。

見積書返信の金額と同じ中身で作ります。打ち直しによる食い違いが起きません。
請求書注文の中身から作り、お支払いの案内のメールに添えます。
納品書発送のお知らせと一緒に、自動で添えます。
領収書入金を確かめた後の連絡に、宛名と金額を入れて添えます。
保証書品名、型番、保証の期間を入れて作ります。
そのほかの書類形の決まった書類なら、同じように作れます。ご相談ください。
こんなメールが対象です

形が決まっていて、
数が多いメールです。

この仕組みは、当社の自動車部品の販売で、実際に使っているものです。次のようなメールを、毎日書いている方を想定しています。

見積の回答仕入先の回答を元に、お客様へ見積を返す仕入先から来た値段と納期を元に、決まった計算をして、お客様への案内を作るもの。
納期・発送の連絡注文への返信、発送のお知らせ注文の中身を写して、支払いや届く日の案内を付けて返すもの。
お断り・確認在庫が無いとき、確かめたいことがあるとき場合ごとに文面が決まっていて、相手に合わせて少しずつ変えているもの。
教えるほど育つ

仕事を覚えるまで、
少し時間がかかります。

新しく入った人と同じです。最初から完璧ではありません。直した所を教えるほど、仕事を覚えていきます。向かないメールもあるので、先にお伝えします。

料金

金額は、いつものメールを見てから
書面でお出しします。

文面の数と、場合分けの多さで変わります。作る範囲と金額をお出しするまでは無料です。そこでやめても構いません。

先着3社限定：半額でお受けしますまだ半額でお受けできるかは、お気軽にお問い合わせください。

メールが自動で出来上がる仕組みを作る

500,000円〜先着3社限定 半額250,000円〜（税別）
メールの種類が1つ（例：見積の回答）で、文面と場合分けが数個の場合の目安です
  • 今のメールの読み解きと、文面・決まりの整理
  • 届いたメールから必要な所を拾う仕組み
  • 下書きを確かめて、承認して送る画面
  • 今使っているメールとのつなぎ込み
  • 使い始めてからの調整（決まりの足し込み。目安は1〜3か月）
  • 使い方の説明書き。期間は、範囲が決まった時点でお伝えします

場合による目安

メールの種類や、文面・場合分けを足すお見積り
FAXにも対応するお見積り
見積書・請求書などの書類を、自動で作って添える限定半額50,000円〜25,000円〜
作った後の保守（月額・任意）10,000円〜

表示は税別です。
仕組みを動かすサーバー（仕組みを置いておく、インターネット上の場所）と、AIの利用料は、お客様の名義で契約していただきます。AIの利用料は使った分だけです。決まりを仕組みに組み込み、AIはいつもと違うメールのときにしか使わないので、わずかで済みます（当社の例では、メール1通あたり1円未満の見込み）。
お預かりしたメールとデータは、作業が終わったら消します。外には出しません。

進め方

ご相談の流れ

ご相談下のフォームから。今の困りごとを、そのままの言葉でどうぞ。
現物を見せていただく今使っているファイルや画面を、数件。写真や画面の写しで構いません。
範囲と金額のご提示何をして、いくらで、いつまでに。書面でお出しします。
作業途中で、動く画面を見ていただきます。
お引き渡し実際の仕事で試してから、使い始めます。

通話をご希望の場合は、音声と画面共有で対応します。

よくある質問

気になる点に、先にお答えします。

AIは、使わないのですか

使います。ただし、役目を分けています。いつもの形のメールは、決まりどおりに処理します。書き方がいつもと違う、決まりに当てはまらない、といったメールが来たときに、AIが読み取りを助けます。どちらの場合も、送る文章はAIに書かせません。あらかじめご自分で書いた文面から選ばれます。

最初から、直さずに送れるようになりますか

使い始めの1〜3か月は、調整の期間と考えてください。最初のうちは、出てきた下書きを直すことがあります。直す場合でも、多くは一から書くより早く済みます。使えない下書きは却下して、ご自分で書き直すこともできます。おかしい所は、画面のボタンで知らせていただければ、こちらで文面や決まりを直します。決まりが揃うほど、直す所は減っていきます。金額の計算そのものは、間違えません。ただ、元の数字の読み違いは起こりえるので、承認の画面で元の数字と並べて確かめます。

毎月の費用は、どのくらいかかりますか

AIに毎回考えさせる作りではないので、AIの利用料はわずかです。文面も、計算も、場合分けも、決まりとして仕組みに組み込みます。AIを使うのは、いつもと違うメールが来たときだけです。当社で使っているものは、メール1通あたり1円もかからない見込みです。ほかに、仕組みを置くサーバーの料金と、任意の保守（月1万円〜）があります。

文面を変えたくなったら、どうしますか

ご自分で直せます。文面は、普通の文章として置いてあります。場合分けや計算の決まりを変えるときは、ご連絡ください。

今のメールソフトのままで使えますか

多くの場合、使えます。お使いのメールの種類を教えてください。つなげられるかを先に確かめます。

読み違えたまま、送られてしまいませんか

自動では送りません。拾った中身と出来上がった返信を見て、承認したものだけが送られます。自信の無い所は、目立つようにして知らせます。

メールにお客様の情報が入っています

秘密を守る約束を書面で交わしてからお預かりします。お名前や金額を伏せた状態で送っていただくこともできます。

ご相談（無料）

まずは、お気軽にご相談ください。

まだ何も決まっていなくても構いません。できるかどうか、いくらかかるかをお答えします。原則2営業日以内に、メールでお返事します。

ご相談の内容（いくつでも）
営業・売り込みのご連絡には、お返事しておりません。
いただいた内容は、ご相談へのお返事にだけ使います。
ほかの困りごと
Accessで作った社内の仕組みAccessのサポート終了。今の仕組みを、止めずに次へ。Access・Excelのマクロパソコンを替えたら、マクロが動かない。kintoneを使っている会社の方へ使いにくいkintoneに、払い続けている。何人もで使っているエクセルの表エクセルを同時に編集できない。重くて、開かない。